28-01-08

Teamspirit

Ik werk op de IT afdeling van een bedrijf dat veel papier rondstuurt.  En met veel bedoel ik véél! Per jaar versturen we wel meer dan 60 miljoen blaadjes papier.  Ons team werkt aan een groot project om de kosten van die papierberg zoveel mogelijk te reduceren.  Ten eerste door de papierberg zelf kleiner te maken door de documenten zoveel mogelijk electronisch te gaan versturen.  Ten tweede door de papieren documenten zo efficiënt mogelijk te gaan sorteren en bundelen, zodat we bvb geen 5 enveloppen naar eenzelfde adres sturen, maar slechts 1 envelop waarin die 5 documenten samen zitten.

Door allerlei omstandigheden die weinig met ons project zelf te maken hadden, was er vorige vrijdag echter een zwaar probleem opgedoken.  Meer dan 33000 documenten waren de nacht daarvoor niet afgedrukt geraakt. Omdat het over belangrijke documenten gaat hebben we (mijn collega's eigenlijk het meest) de hele dag gewerkt om die documenten toch afgedrukt te krijgen.  Om 17u was het ons eindelijk gelukt, maar toen bleek er nog een probleem te zijn: de mensen van de verzendingsdienst die die documenten normaal inpakken, sorteren, frankeren en versturen waren al naar huis.  Zij werken namelijk maar van 6u 's morgens tot 14u 's middags.

Er zat dus niets anders op dan met enkele vrijwilligers zelf voor verzender te gaan spelen. Met een man (en vrouw) of 10 trokken we naar boven waar we instructies kregen van de verantwoordelijke van de verzendingsdienst die zelf ook langer gebleven was.

Gelukkig bleek een groot deel van het werk geautomatiseerd te zijn. De printers leveren de documenten in grote stapels af. Daarna gaat een groot deel daaarvan naar een enveloppeermachine die de papieren automatisch vouwt en in enveloppen steekt.  Dan begint het manuele werk.  Alle documenten moeten gesorteerd, gegroepeerd en verpakt worden.  De enveloppen die rechtstreeks verstuurd worden moesten worden gefrankeerd.

Dat laatste was mijn taak, samen met nog 2 collega's.  De ene ging de gevulde enveloppen bij de enveloppeermachine afhalen.  De andere frankeerde de enveloppen.  De laatste stak de gefrankeerde enveloppen in grote postzakken.  Tesamen hebben we zo enkele duizenden enveloppen in onze handen gehad, terwijl de rest verwoed aan het sorteren, groeperen en inpakken was.

Het was wel eens interessant om eens in het echt mee te maken wat er precies gebeurt met al die duizenden blaadjes papier die wij produceren.  Allemaal zeer saai werk dat ik nooit van mijn leven elke dag willen doen, maar deze ene keer was het best wel plezant: we hebben heel wat afgelachen met elkaars gestuntel... Door de vele helpers was de klus op een kleine 2 uurtjes geklaard. Daarna zijn we met de hele bende nog ene (en meer) gaan drinken in een café in de buurt om de goede afloop te vieren.

Het zijn zo'n dingen die zorgen voor de fantastische sfeer in ons team.  We zagen en plagen wel eens, maar iedereen doet over het algemeen hard zijn best.  En gaat er eens iets tegen dan helpt ieder die kan om het zo snel mogelijk weer in orde te maken, ook al betekent dit wat (kostbare) vrije tijd opofferen...

De boog moet ook niet altijd gespannen staan.  Af en toe maken we eens tijd om met heel de bende een pintje te gaan drinken en dan wordt er niet te nauw gekeken naar de werkuren...

Zo moet een job zijn vind ik: een beetje geven en een beetje nemen...

22:55 Gepost door Rigel in Werk | Permalink | Commentaren (0) | Tags: teamspirit, problemen |  Facebook |

De commentaren zijn gesloten.